El email es uno de los servicios que consume más capacidad de atención. Es una herramienta de comunicación potente y, a la vez, engañosa. Su apariencia etérea y ágil nos confunde: un email es apenas una línea en una pantalla. Pero eso no es así. Imagina que todos los emails en tu bandeja de entrada se transformasen en cartas impresas: ¿cuántos papeles tendrías, pendientes de respuesta, sobre la mesa? ¿Y si fuesen llamadas de teléfono?
Hemos aprendido a comunicarnos por email, pero a veces nos faltan estrategias para gestionarlo. Aquí apunto algunas pistas para evitar la sensación permanente de colapso y mejorar la concentración.
«Borra rápido y borra bien«. Empieza borrando en vez de leyendo. Ante la duda (“¿lo borro o no?”), crea una «carpeta limbo” y archiva allí los correos que no respondas inmediatamente.
En el caso de las “conversaciones” o hilos de correos, lee siempre el más reciente y borra los anteriores.
Date de baja de todas las newsletters que no te aporten valor. Si utilizas Gmail, una herramienta que te permite automatizar el proceso de baja es Unroll.me (en beta). Permite además agrupar todas las newsletters que recibes en un único correo.
Borra.Responde.Archiva: Una vez eliminados los mensajes que no te interesen, responde a los pertinentes y archívalos. Ponte un número máximo de emails en la bandeja y atente a él. Si la situación de partida está descontrolada (pongamos que tienes 3000 mails pendientes), crea una carpeta “limbo”, guarda ahí el correo antiguo y ordénala de a poco.
Espacia la consulta: no hace falta que tu gestor te anuncie la llegada de mail a medida que se produce. Puedes leer los correos cada hora, por ejemplo. Una vez leídos, olvídate hasta la próxima entrega.
No utilices el mail como agenda. A menudo dejamos en la bandeja de entrada correos que sirven como «post-its» de actividades que debemos realizar. Para eso están los calendarios.
Cancela las alertas (de Facebook,…): ya consultarás las novedades cuando estés en «modo social».
Pon en copia sólo a aquellos destinatarios que deban recibir la información. “Responder a todos” a menudo supone colapsar a alguien a quien ese correo no le incumbe.
Hay vida más allá del email: ¡Tómate un sabático! Desconectar es posible, si alertamos antes a nuestros interlocutores de que no vamos a estar disponibles. Así lo hace la investigadora danah boyd.
Si tienes tus propias pautas de gestión de mails, te animo a compartirlas en los comentarios a este post. Gracias.
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